A Superintendência de Arquivo Público, vinculada a Secretaria de Estado de Gestão (Seges), além de preservar e disponibilizar para a população o acesso a documentos históricos, também é a responsável pela Gestão documental no Estado. A instituição realiza com freqüência uma serie de ações que visam a organização e o acesso a documentos importantes para a sociedade e para a administração pública.

Na última quinta-feira (28.09), a Superintendência de Arquivo Público em parceria com a Secretaria de Estado de Planejamento (Seplan), promoveu uma reunião com 70 servidores públicos, atuantes nas áreas de arquivo e protocolo. O objetivo do encontro foi expor aos representantes de todos os órgãos e entidades do Poder Executivo de Mato Grosso, medidas para melhorar a política de Gestão Documental.

No evento, a superintendente do Arquivo Público, Vanda da Silva, discursou sobre a importância da gestão de informações, a taxa de congestionamento de documentos e a tramitação destes tanto no formato físico como no digital. Em seguida foi apresentado o Business Intelligence (BI), uma ferramenta implantada em parceria com a Seplan para melhorar a gestão do sistema de protocolo.

O servidor da Seplan, Adriano Garcez, explicou sobre a funcionalidade e importância do Sistema de Informações Gerenciais do Governo (SIG),  que tornará as tomadas de decisões mais eficiente. O gerente de Gestão de Protocolo do Arquivo Público, Uiran Barros, exibiu a interface do SIG e os relatórios que serão disponibilizados aos gestores e líderes de Gestão de Documentos.

“Além de explicarmos sobre o BI, o encontro também serviu para alinharmos com todos que tiveram presente, as regras de Gestão Documental, para que desta forma possamos melhorar a transparência das ações governamentais e aumentar o índice de resolutividade das demandas que o poder executivo recebe”. Afirma a coordenadora de Gestão de Documentos, Lucineide Alves.

Próximos eventos

Do dia 16 a 20 de outubro, será realizado no auditório do Arquivo Público o curso de Gestão de Documentos com certificado de 20 horas, para 70 servidores da Seges e do Departamento Estadual de Trânsito (Detran). No dia 30 de novembro acontecerá o Workshop “Boas Práticas de Gestão de Documentos no Poder Executivo”, neste encontro os gestores irão expor os avanços conquistados nas áreas de arquivo e protocolo de cada órgão ou entidade.

Em 2017, Até o dia 30 de setembro, a equipe do Arquivo Público capacitou 432 servidores estaduais, e esses números aumentarão ainda mais até o final deste ano.