Quase quinhentas caixas de documentos públicos apresentados em papéis, armazenadas no arquivo da Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística (Sinfra), foram destinadas para descarte em uma cooperativa de reciclagem nesta terça-feira (06.08). A ação é a primeira dessa natureza nos últimos 22 anos. Toda a documentação descartada já cumpriu o prazo legal de guarda estipulado na Tabela de Temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), segundo informações da coordenadoria de Apoio Logístico e a gerência de Arquivo da pasta, que estão à frente do trabalho.

De acordo com a coordenação, o material é composto apenas documentos da área administrativa da secretaria. Alguns deles são datados da década de 1960, quando Sinfra ainda levava o nome de Departamento Estadual de Estrada e Rodagem (Dermat). Ou seja, têm mais de 50 anos.

O secretário de Estado de Infraestrutura e Logística, Marcelo de Oliveira, explica que a catalogação de documentos para descarte surgiu da necessidade de organização do arquivo da Sinfra, orientada pelo próprio governador Mauro Mendes. “Temos materiais datados de 1946, quando foi criada a Comissão Estadual Estrada de Rodagem (CER-MT), com mais de 70 anos, que fazem parte da história do órgão e devem ser avaliados adequadamente”, pontuou ele.

Segundo coordenadora de Apoio Logístico da Sinfra, Angélica de Andrade Monteiro, para que o trabalho descarte fosse feio dentro das normas do Conarq a secretaria firmou uma parceria com o Arquivo Público de Mato Grosso, que orientou todo o serviço. “Foi criada uma comissão para o trabalho instituída via portaria, publicada no Diário Oficial do Estado no dia 26 de abril deste ano. Todos vêm ajudando nesse processo”, afirmou ela.

A documentação destinada ao descarte, conforme a coordenadora, foi avaliada pela comissão da pasta e aprovada pela equipe do Arquivo Público. De forma exata, são 487 caixas contendo papeis da área administrativa da Sinfra, perfazendo 68 metros lineares. “Temos que ressaltar que todo esse material cumpriu a guarda de temporalidade”, reafirmou ela.

Os documentos foram enviados na manhã desta terça-feira para a cooperativa Via Verde, parceira do Arquivo Público. “Tudo foi fragmentado como deve ser, acrescenta Angélica Monteiro. “A ação foi registrada com fotos para ficar documentada”, destaca.

Ainda de acordo com ela, o levantamento de documentos para futuros descartes vai continuar até o final do ano. “Temos uma meta audaciosa de descartar 30% do volume guardado hoje no arquivo e vamos trabalhar para conseguir atingir”, afirmou, dizendo que a intenção é deixar o arquivo salubre e garantir a guarda documental.

Arquivo

Para se ter uma ideia, o arquivo da Secretaria de Infraestrutura e Logística possui hoje armazenadas cerca de 17 mil caixas de documentos. Alguns deles formalizados na época do CER-MT, há mais de 70 anos. A Sinfra guarda, por exemplo, a planta da antiga Casa dos Governadores, localizada no Centro de Cuiabá, e a primeira planta do Terminal Rodoviário da capital.

O técnico Osmar Antônio, que tem mais de 40 anos trabalhando na secretaria, sendo 35 anos no arquivo, tem a missão de ajudar a organizar toda essa “massa documental” antes de se aposentar. “Aqui temos fichas antigas de registros de empregados desde a época da Comissão Estadual Estrada de Rodagem (CER-MT). Muitos servidores nos procuram para terem documentos para se aposentar”, relata, mostrando que há muito trabalho a ser feito.

Para que a organização seja facilitada a partir de agora, complementa a coordenadora de Apoio Logístico, todos os novos processos entrarão no arquivo da Sinfra com a data especificada do prazo de guarda de temporalidade. “Vem para o arquivo os documentos que já ter terminado o tempo de guarda de temporalidade do arquivo corrente. Uma vez aqui tem que se cumprir a tabela de temporalidade”.

Além dos documentos da Sinfra e do seu passivo, o arquivo atual também vai incorporar a documentação da extinta Secretaria de Estado das Cidades (Secid) e também da Secretaria Extraordinária da Copa do Mundo (Secopa).